Q６ 公印確認・アポスティーユの付与を受けることのできる文書には、どのような条件がありますか？

A.

外務省による公印確認またはアポスティーユの付与を受けるためには、一定の条件を満たした「公文書」である必要があります。以下の３点が主な要件となります。

（1）発行日が明記されていること（かつ、発行から3か月以内の原本であること）

提出する書類には明確な発行年月日が記載されている必要があり、原則としてその日付から3か月以内に限り、アポスティーユや公印確認を受けることが可能です。
発行日が記載されていない、あるいは３か月以上が経過している場合は、新たに書類を取り直す必要があります。

（2）発行機関（発行者名）が明記されていること

書類には、発行元の官公署、役所、学校、裁判所、法務局などの正式名称が記載されている必要があります。
たとえば、「東京都〇〇区役所」「〇〇高等学校」「〇〇家庭裁判所」などがそれに該当します。
個人が作成した文書（私文書）や、発行機関の表示がない文書は対象外となります。

（3）正式な「公印」が押印されていること（個人の署名や印鑑は不可）

アポスティーユも公印確認も、「公印（こういん）」の印影の真正性を確認する手続きです。そのため、書類には公的機関の正式な印章＝公印が明確に押されていなければなりません。

したがって、以下のような書類は対象となりません。

• 個人の認印や実印が押してある。
• 署名のみの書類
• 「○○課担当者名」といった個人名の記載のみで押印のないもの

公印確認・アポスティーユを受けられない文書の例

• コピー（写し）やスキャンデータを印刷したもの
• 発行日が記載されていない、または3か月以上前の書類
• 公印ではなく個人印・署名のみの書類
• 自作の文書で発行機関の記載がないもの
• ホチキスを外したり、加筆を行ったりした文書

私文書でもアポスティーユを取得する方法はあります

上記の通りアポスティーユ・公印確認を取得できるのは公文書に限られます。そこで、たとえば委任状や私立学校の発行する卒業証明書などの「私文書」にアポスティーユを付与したい場合には、まず公証役場で公証人の認証を受け、さらに法務局長の認証を経ることで公文書化する必要があります。
この「公証人の認証済文書（公文書化された私文書）」であれば、外務省でアポスティーユまたは公印確認を取得することが可能です。

まとめ

条件	内容
発行日	明記され、かつ3か月以内のもの
発行機関	役所、学校、裁判所などの公的機関名が記載されていること
押印	個人印ではなく、正式な「公印」が押されていること

アポスティーユや公印確認を取得したいけれど、自分の書類が条件を満たしているか不安な場合は、お気軽に当センターまでご相談ください。
書類の種類や目的に応じて、翻訳・公証・認証手続きまでトータルでサポートいたします。